Aménagement et décoration de l'espace accueil de vos bureaux : tous nos conseils

L’espace d’accueil est un lieu important de communication puisqu’il participe à donner aux visiteurs leur première impression sur l’entreprise. Par définition, c’est l’entrée de l’organisme, le lieu par lequel transitent à la fois collaborateurs, clients, partenaires, nouvelles recrues etc...

D’où l’importance de la signalétique dans cet espace qui doit guider au mieux les visiteurs vers leurs lieux de rendez-vous et leurs interlocuteurs privilégiés. Cela peut être aussi, pour vos visiteurs, un espace d’information sur l’entreprise et un espace d’attente. Ainsi, dans ce cadre-là, il doit refléter le plus fidèlement possible l’image, les valeurs et les activités de l’entreprise, mais il doit également dégager une ambiance agréable, chaleureuse et propice à la mise en relation des collaborateurs et de vos visiteurs. Voici donc quelques conseils pour mettre en valeur votre espace d’accueil et  soigner l’image de marque de votre entreprise. 

Que doit contenir un espace d’accueil ?

En principe, un espace d’accueil comporte au moins une banque d’accueil, vers lequel on se dirige pour obtenir des informations, et un salon d’attente.  

La banque d’accueil :

La banque ou borne d’accueil peut avoir plusieurs fonctions et être utilisée de plusieurs manières. Elle est en général occupée par des hôtes ou hôtesses d'accueil, qui peuvent avoir d’autres tâches d’accueil téléphonique ou de secrétariat. 

Pensez à garantir à votre secrétaire un confort de travail. La borne d’accueil, destinée à tenir une conversation debout du côté des visiteurs peut être ainsi équipée d’un bureau à hauteur standard, afin que vos employés de l’accueil puissent y travailler assis. Pensez également à y ajouter des rangements. Ceux-ci peuvent être intégrés à la borne, sur le bureau derrière la partie haute de la banque d’accueil ou avec des caissons sur les côtés du bureau.

Vous pouvez aussi rajouter une étagère, une armoire ou une bibliothèque derrière le bureau. Dans certaines professions, vous aurez besoin de stocker des dossiers relatifs à vos clients. Il sera alors nécessaire que ces dossiers puissent être rangés en lieu sûr, dans des casiers fermés et sécurisés. Dans les entreprises qui ont mis en place une organisation de type flex office, ces mêmes casiers servent à accueillir les objets personnels des collaborateurs qu'ils souhaitent avoir à portée de main au bureau.

    
Des banques d’accueil divisées en deux : une partie haute pour l’accueil des visiteurs et une partie basse pour que la personne d'accueil puisse travailler assise le reste du temps. La partie basse peut également servir à l’accueil des personnes à mobilité réduite

La borne d’accueil peut également être dédiée à faire attendre le visiteur jusqu’à ce qu’il soit pris en charge par un employé de l’entreprise. Dans ce cas, la borne peut être située directement dans l’open space ou dans l’entrée afin de limiter l’attente. Le visiteur est pris en charge rapidement, sans que cela nécessite un poste fixe de secrétaire. Nous conseillons ce format aux petites entreprises et aux start-up puisqu’il permet d’abolir les frontières entre client et professionnel, d‘instaurer dès le début une certaine convivialité et de ne pas avoir à embaucher un secrétaire à temps plein. Dans ce cas, la borne peut être plus petite et le bureau à hauteur standard peut être supprimé. Les rangements ne sont pas forcément nécessaires non plus, même si cela peut toujours rester utile. 

Une banque d’accueil directement dans l’open space pour un accueil plus convivial et une petite banque d’accueil pour un accueil à temps partiel

Enfin, un salarié peut être attitré en tant que secrétaire mais occuper un poste plus large. Dans ce cas, un bureau vitré ou doté d’un claustra peut être placé à l’arrière de la borne. Cela permet à la personne en charge du secrétariat de disposer de son propre poste de travail, plus confortable et plus intime, tout en bénéficiant d’une vue directe sur la borne et sur les visiteurs entrants et sortants. 

Une banque d’accueil occupée à temps partiel avec un bureau vitré à l’arrière

De manière générale, la borne d’accueil doit être un mobilier emblématique de votre projet. Elle peut avoir plusieurs formes, combiner les matières ou jouer sur l’éclairage. Elle constitue à elle seule un élément fort de l’identité de votre entreprise. Si vous êtes une entreprise traditionnelle et ancienne, jouez sur des matières nobles mais conservez des formes simples. Si vous êtes une start-up ou une jeune entreprise, n’hésitez pas à y ajouter de la couleur et misez sur des formes plus originales et surprenantes. Enfin, votre logo ou le nom de votre entreprise peuvent par exemple figurer sur votre borne d’accueil ou sur le mur de derrière.

Deux banques d’accueil, l'une en OSB et mélaminé blanc, l'autre en marbre et bois brut

Des casiers ou porte-manteaux

Même si des casiers et porte-manteaux peuvent être installés directement dans l’open space, on peut imaginer en placer aussi au niveau de l’accueil dans une configuration plus traditionnelle. Dans ce cas, prévoyez plutôt des vestiaires et des casiers avec serrures de façon à sécuriser les affaires et, pour plus d’élégance, pensez à des menuiseries sur mesure qui se fondent dans l’espace et le décor. 

Un espace d’accueil avec casiers et banquettes centrales

Un salon d’attente/rencontre

Un petit salon d’attente sera toujours le bienvenu. Il permet à vos visiteurs de se détendre en attendant d’être reçus et de patienter dans les meilleures conditions de confort. Dans les petites structures, il pourra également servir aux employés pour des pauses ou pour y organiser des réunions informelles. De manière générale, le salon d’accueil est un lieu de rencontre entre vos collaborateurs et les clients. Ainsi, ce salon aux usages multiples doit être cohérent avec l’ambiance globale de votre entreprise. Nous vous invitons donc à lire nos articles sur les styles pour repérer celui de votre entreprise et vous inspirer pour harmoniser au mieux votre espace d’accueil avec l’image de marque de votre organisation. 

Pour l’aménagement de votre salon d’accueil, les assises devront être confortables mais aussi actuelles, design et avoir de l’allure. Choisissez un canapé lounge droit ou en angle, quelques fauteuils, multipliez les petites tables basses ou des tables d’appoint pour poser un ordinateur et permettre à vos visiteurs ou collaborateurs de travailler “sur le pouce” … Un grand tapis permettra de délimiter l’espace d’attente et de lui apporter un peu de confort et de convivialité. 

Un salon d’accueil avec fauteuils et table basse, mis en valeur par un plafond à caisson rétro-éclairé, une suspension et un lampadaire

Comment soigner l'acoustique d'un espace d'accueil

Des boxes acoustiques ou des cabines téléphoniques peuvent être disposées dans l’open space et dans les zones de détente mais l’accueil est également un excellent endroit pour en installer une ou deux. A l’époque de l’open space, les cabines permettent de passer des appels en toute tranquillité, elles sont parfaitement insonorisées et garantissent intimité et discrétion. Selon l’espace disponible, vous pouvez également décider de placer des cabines de réunion dans votre espace d’accueil. Cela est un excellent espace de réunion rapide à 2 (jusqu’à 4 ou 6), avec un client, un visiteur, pour un rendez-vous de recrutement ou même entre collaborateurs. A notre époque après-Covid, alors que le retour des salariés aux bureaux s’organise essentiellement pour le travail en collaboration, tous ces petits espaces de réunion d’appoint sont essentiels et sont amenés à se multiplier. De même, dans les petites entreprises où seule une salle de réunion est disponible, cela peut toujours dépanner !

Une cabine téléphonique et une cabine de réunion insonorisées

Au niveau acoustique, l’espace d’accueil n’a pas besoin d'une étude aussi rigoureuse que  l’open-space par exemple. Par contre, comme c’est un lieu de passage et de demande d’information, il y a lieu quand même de créer une séparation, même juste un claustra ajouré, lorsque l’accueil est aménagé dans un espace de travail.

 Quel éclairage choisir pour l'espace d'accueil

Au niveau de l’éclairage, optez pour un éclairage chaleureux et emblématique avec des gorges lumineuses si le plafond s’y prête ou une combinaison d’éclairages directs et indirects, composée de suspensions, d’appliques et de lampadaires pour créer une ambiance personnalisée. Ceux-ci mettront en valeur les matériaux et les couleurs choisis et apporteront du style et de la prestance à cet espace, le premier espace que les clients découvriront. Au minimum, plusieurs suspensions fines identiques au-dessus de votre borne d’accueil et un éclairage de votre logo sur un mur, seront du meilleur effet !

Des suspensions multiples mettent en valeur la banque d’accueil et en font un espace phare de l’entreprise

Vous avez un projet d'aménagement d'espace accueil pour votre entreprise ?

Consultez les dernières tendances en matière d'espaces d'accueil, nos articles sur les styles déco et nos pages de projets pour y piocher d'autres idées et encore plus d'inspiration.

Vous pouvez aussi nous exposer votre projet, ou nous contacter au 09.70.70.60.16 pour un appel découverte gratuit de nos prestations.

De la conception de l'aménagement à la proposition de mobilier déco ou sur mesure (banque d'accueil...), nos architectes d'intérieur sauront vous accompagner. Notre objectif : faire de votre espace d'accueil un lieu unique où l'attente s'écoule agréablement pour vos visiteurs, dans un cadre qui met en valeur l'image de marque de votre entreprise.