Comment aménager un espace réunion dans vos bureaux d'entreprise

Cet espace de travail collaboratif, lieu de rencontre de vos collaborateurs mais aussi de vos clients et partenaires, se doit d'être confortable et bien pensé... Voici nos conseils pour bien aménager votre espace réunion, dans votre open space ou dans une salle dédiée.

18/07/2021

Pièce essentielle de toute entreprise, la salle de réunion permet de recevoir des clients ou de réunir ses employés travaillant sur un même projet. Jusqu’à il y a quelques années, elle était toujours aménagée de la même façon, d’une très grande table et d’une multitude de chaises autour.

Elle était plutôt utilisée pour les grandes décisions et réunissait cadres, dirigeants de l’entreprise et clients. Aujourd’hui, elle peut être ainsi luxueuse pour affirmer l’image de marque de l’entreprise ou plus décontractée, destinée à des réunions brainstorming entre collaborateurs. Voici donc nos conseils pour aménager différents types d’espaces de réunion.

Une salle de réunion traditionnelle pour accueillir les clients

Une table de réunion emblématique et des chaises confortables…

La salle de réunion traditionnelle contient une table centrale et des chaises autour.

Susceptible d’accueillir des clients et partenaires de l’entreprise, cette salle doit être élégante et refléter ses valeurs et son image de marque.

Mobilier pour salle de réunion avec table de réunion design

La salle de réunion traditionnelle contient une table centrale et des chaises autour.

Susceptible d’accueillir des clients et partenaires de l’entreprise, cette salle doit être élégante et refléter ses valeurs et son image de marque.

Le mobilier est très important, surtout la table de réunion. En général, la taille de cette table est proportionnelle à la taille de l’entreprise.

Elle doit s’adapter aux besoins et peut être modulable ou extensible. Le design de cette table qui occupe le centre de la pièce a son importance aussi.

Misez sur des formes originales, rondes ou ovales, sur des matériaux nobles (bois, métal…) ou sur un piètement travaillé.                                                                                          

Quant aux chaises, elles doivent être élégantes et confortables, fabriquées dans de beaux matériaux. Elles peuvent être choisies aussi bien chez les fournisseurs de mobiliers de bureau que chez les spécialistes du mobilier design domestique. Optez toujours pour la qualité et l’élégance, sans oublier que la salle de réunion est un espace emblématique de l’image de marque de l’entreprise, au même titre que l’espace d'accueil

                                                                 Exemple de salle de réunion au mobilier élégant et confortable

 Salle de réunion au mobilier élégant et confortable…   

Des espaces plus informels pour les réunions entre collaborateurs

L’espace de réunion brainstorming se caractérise par un aménagement plus décontracté composé de poufs et d’un tableau blanc ou d’un écran interactif

Aujourd’hui, avec le développement du télétravail, l’entreprise n’a pas seulement besoin d’une salle de réunion luxueuse pour les grandes décisions ou signatures de contrat. D’autres espaces de réunion doivent être aménagés pour réunir les collaborateurs, lorsqu’ils reviennent en entreprise pour échanger autour de leurs projets communs.

Ces espaces sont souvent plus informels pour que les employés puissent réfléchir ensemble et laisser libre cours à leurs idées respectives. Pour les aménager, n’hésitez pas à adopter un mobilier plus original. Poufs, coussins ou canapés seront parfaits pour rendre votre espace de réunion plus convivial et dynamique. On peut aussi se réunir sur des vélos de travail pour prévenir le risque de sédentarité même en réunion ! 

Finalement, ces salles de réunion brainstorming doivent être ludiques et donner envie de s’y retrouver de façon détendue. Il faut créer une ambiance enthousiaste en ajoutant des couleurs, des motifs et des matières, tout le contraire des anciennes salles de réunion aux murs blancs et aux meubles cossus !

Votre espace de réunion peut aussi être ouvert, un peu à l’écart de l’open-space ou simplement délimité d’une cloison ou d’un panneau acoustique ajouré. De même, si vous n’avez pas beaucoup de place dans vos locaux, vous pouvez ajouter des boxes de réunion dans votre open-space. Comme leurs petites sœurs, les box téléphoniques, elles sont acoustiques et ventilées et permettent de se réunir à 2, 4 ou 6 personnes sans gêner les salariés qui travaillent à proximité, tout en optimisant au mieux l’espace.

salle de réunion avec poufs multicolores - exemple MDO        salle de réunion avec estrade et tableau blanc - exemple MDO                                

Une salle de réunion avec des poufs qui peuvent se ranger au dos du tableau blanc et un espace ouvert avec une estrade
 

Des gradins en bois pour aménager un espace réunion conférence

Les gradins sont également une nouvelle forme d’espace de réunion de type conférence. Ils rappellent les forums romains, peuvent être installés dans une salle fermée ou dans le hall d’accueil, peuvent prendre la forme d’un L ou d’un U et servir aussi d’espace détente. C’est un choix original, très convivial et stimulant, que nous conseillons aux start-ups. Mettez à disposition des coussins pour que vos employés puissent bénéficier d’un peu de confort et s’installer comme ils en ont envie. 

Dans les plus grandes entreprises, une salle de conférence est parfois utile. Cependant, une pièce attitrée n’est pas forcément nécessaire si les présentations ne sont pas très fréquentes. On peut les organiser dans la salle de réunion en la rendant modulable, si elle est suffisamment grande. A ce moment-là, prévoyez des tables à roulettes rabattables à assembler selon les besoins pour les réunions et des chaises empilables à aligner pour les conférences. Pensez à ajouter un écran vidéo pour le visionnage des présentations. D’ailleurs, si vous avez déjà un écran dans votre salle de réunion, faites attention à sa taille. Est-il suffisamment grand pour que tout le monde puisse le voir, même du fond de la pièce ?

Exemple de salle de conférence tradtionnelle - artticle MDO    Exemple de salle de conférence avec gradin - article MDO

Une salle de conférence traditionnelle et un espace ouvert avec un gradin

La communication par les tableaux et les écrans vidéos 

La réussite d’un brainstorming tient essentiellement à son tableau ! Pour lister les idées ou schématiser ce qu’on essaye de s’expliquer, rien de mieux qu’un tableau blanc et des feutres, ou pourquoi pas un tableau noir et des craies, pour un look plus vintage ! Les écrans vidéo sont le top pour des présentations plus abouties ou pour organiser des réunions interactives avec sondages, quizz ou questionnaires, etc. Pour les salles de réunion, choisissez des écrans suffisamment grands pour une bonne visibilité garantie pour tous.

Table haute pour salle de réunion avec écran        Salle de réunion informelle avec poufs confortables

Une table haute de réunion équipée d’un écran et une autre plus informelle avec plusieurs tableaux blancs

Quel éclairage pour la salle de réunion ?

Comme l’ensemble des espaces de l’entreprise, la salle de réunion a besoin d’un éclairage d’ambiance apporté par des dalles de plafonds ou par des spots. N’hésitez pas à le rendre suffisamment dynamique, imitant la lumière du jour, pour que les participants restent bien éveillés et impliqués dans leurs réunions ! Côté design, choisissez de belles suspensions imposantes pour mettre en valeur la table et donner de l’allure à votre salle de réunion traditionnelle. Dans les salles de réunion brainstorming, préférez des suspensions, des appliques ou des lampadaires colorés, ludiques ou décalés, adaptez-vous au style d’aménagement choisi. Pour les salles de réunion équipées d’écran vidéo, optez pour des luminaires dotés de systèmes à intensité variable pour permettre d’adapter la lumière en fonction des besoins . 

Suspensions d'éclairage design pour salle de réunion - un exemple MDO        Salle de réunion avec mise en valeur de la table par l'éclairage

Deux salles de réunion aux tables mises en valeur par l’éclairage

Soigner l'acoustique de la salle de réunion

Au niveau de l’acoustique de la salle de réunion, tout est dans les cloisons. Pour garantir discrétion et confidentialité, il faut choisir des cloisons de qualité avec un bon double vitrage ou des cloisons pleines bien isolées. En revanche, si vous optez pour un espace de réunion brainstorming ouvert à proximité de l’open space, prévoyez des éléments de séparation acoustiques comme les cloisons mobiles ou les panneaux acoustiques ajourés. 

Exemple de box acoustique pour réunion      Exemple d'alcoves acoustiques pour s'isoler individuellement ou à plusieurs

 

Finalement, la salle de réunion est aujourd’hui un espace très modulable, qui peut s’adapter à tous les types de réunion. L’idéal pour une entreprise est de pouvoir disposer de plusieurs lieux de réunion, une au moins de type classique pour l’accueil des clients et plusieurs autres plutôt destinées aux brainstormings entre salariés. 

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